Muchas asociaciones siguen utilizando carnés de plástico o cartón para identificar a sus socios. Aunque han cumplido perfectamente su función durante años, su gestión suele convertirse en una tarea administrativa poco eficiente.

Cada nueva alta implica diseñar, imprimir y entregar un nuevo carné. Si un socio cambia de teléfono, pierde el carné o se deteriora con el uso, todo el proceso vuelve a empezar. A ello se suma la necesidad de reclamar la devolución de los carnés cuando un asociado causa baja.

Los carnés de socio digitales eliminan todos estos inconvenientes y permiten gestionar la identificación de los socios de una forma mucho más rápida, económica y sostenible.

A continuación te mostramos cómo crear un carné de socio digital para tu asociación.

1. Diseña la imagen de tu carné

El primer paso consiste en definir el diseño que tendrán todos los carnés de la organización.

Al igual que sucede con un carné físico, conviene mantener una imagen coherente con la identidad corporativa de la asociación.

Habitualmente se incluyen:

• logotipo de la entidad;
• colores corporativos;
• nombre del socio;
• número de socio;
• teléfono;
• correo electrónico;
• fecha de validez.

Además, al tratarse de un formato digital, es posible añadir enlaces directos a la página web de la asociación, redes sociales, calendario de actividades, tienda online o cualquier otro recurso de interés para los socios.

2. Decide qué función tendrá el código QR

El código QR es uno de los elementos más versátiles del carné digital.

Su utilización puede adaptarse a las necesidades de cada organización.

Por ejemplo, puede utilizarse para:

• identificar al socio durante el acceso a actividades o instalaciones;
• mostrar automáticamente el número de socio;
• registrar la asistencia a eventos;
• conceder puntos por participar en actividades de la asociación;
• enlazar con un vídeo explicativo para captar nuevos socios;
• acceder a contenidos exclusivos.

De esta forma, el QR deja de ser únicamente un elemento identificativo para convertirse en una auténtica herramienta de comunicación y gestión.

3. Crear los carnés de todos los socios

Una vez diseñada la plantilla, llega el momento de generar los carnés individuales.

No es necesario crear cada uno manualmente.

En tvisita.es únicamente necesitamos un archivo Excel con los datos de los socios para generar todos los carnés de forma automatizada.

Antes del tratamiento de la información se firma el correspondiente acuerdo como Encargado del Tratamiento, garantizando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Esto permite que asociaciones con decenas o incluso miles de socios puedan implantar el sistema de forma rápida y segura.

4. Entrega los carnés digitales

Una de las grandes ventajas del formato digital es que no existen costes de impresión ni de envío postal.

Cada socio recibe un enlace personalizado para descargar su carné directamente en el teléfono móvil.

Este enlace puede enviarse mediante:

• WhatsApp;
• correo electrónico;
• SMS.

El envío mediante SMS resulta especialmente cómodo, ya que el socio recibe el enlace directamente en el dispositivo donde almacenará el carné en su cartera digital (Apple Wallet o el equivalente para Android).

Desde tvisita.es también es posible realizar envíos masivos de SMS para distribuir todos los carnés de la asociación en cuestión de minutos.

5. Gestiona las nuevas altas fácilmente

Una vez implantado el sistema, la creación de nuevos carnés resulta muy sencilla.

A través del panel de administración podrás introducir los datos del nuevo socio y generar inmediatamente su carné digital.

Desde ese mismo entorno también podrás modificar teléfonos, direcciones de correo, fotografías o cualquier otro dato cuando sea necesario.

Los cambios se actualizarán automáticamente en el teléfono del socio, sin necesidad de emitir una nueva tarjeta.

6. Mantén una comunicación directa con los socios

El carné digital también se convierte en un nuevo canal de comunicación para la asociación.

Desde el panel de gestión podrás enviar mensajes push directamente al móvil de todos los socios.

Esta funcionalidad resulta muy útil para comunicar:

• convocatorias de asambleas;
• actividades;
• competiciones;
• cambios de horario;
• campañas solidarias;
• recordatorios de pago;
• noticias importantes.

Es una forma rápida y eficaz de mantener informados a todos los miembros de la organización.

7. Gestiona las bajas sin recuperar ningún carné

Con los carnés tradicionales, cuando un socio deja la asociación es habitual solicitar la devolución de la tarjeta física.

En la práctica, esto rara vez sucede.

Con un carné digital no existe ese problema.

Cuando un socio causa baja, basta con cancelar su carné desde el panel de administración.

Automáticamente dejará de ser válido, el código QR quedará desactivado y la tarjeta mostrará que ya no se encuentra vigente.

Del mismo modo, también es posible suspender temporalmente un carné, por ejemplo, cuando un socio tenga pendiente el pago de sus cuotas o exista cualquier otra circunstancia que limite provisionalmente sus derechos.

8. Información siempre actualizada

Una de las mayores ventajas de los carnés digitales es que nunca quedan obsoletos.

La información se actualiza automáticamente de forma periódica y el propio socio puede forzar la actualización desde su teléfono siempre que lo desee.

Esto permite modificar datos, renovar la vigencia del carné, cambiar la imagen corporativa o incorporar nuevos contenidos sin necesidad de volver a emitir ninguna credencial.

Una solución que ahorra tiempo y costes

Además de simplificar la gestión administrativa, los carnés de socio digitales eliminan prácticamente todos los costes asociados a los soportes físicos.

Desaparecen los gastos de impresión, plastificado, reposición y envío de nuevos carnés, ya que cada socio recibe el suyo mediante un sencillo enlace enviado por WhatsApp, SMS o correo electrónico.

La organización también deja de preocuparse por pérdidas, deterioros o devoluciones cuando un socio abandona la entidad.

Todo el ciclo de vida del carné pasa a gestionarse desde una única plataforma, de forma rápida, segura y completamente digital.

Empieza a digitalizar tu asociación con tvisita.es

En tvisita.es hemos diseñado una solución para que cualquier asociación, club o entidad pueda implantar carnés de socio digitales sin conocimientos técnicos y sin complicaciones.

Nos encargamos de generar los carnés de tus socios, ayudarte en la puesta en marcha y proporcionarte un panel desde el que podrás gestionar nuevas altas, bajas, modificaciones de datos y comunicaciones con total autonomía.

Digitalizar el carné de socio ya no es un proyecto complejo. Es una decisión sencilla que mejora la gestión de la organización, facilita la comunicación con los socios y proyecta una imagen moderna, eficiente y comprometida con la sostenibilidad.